Hyvät asiakirjapohjat ovat arkistoinnin perusta

Jos yrittäjän ja yrityksen elämässä on jotain varmaa kasvua, niin ainakin se, että asiakirjojen määrä jatkaa kasvuaan koko yrityksen elinkaaren ajan, kehdosta hamaan tulevaisuuteen. Lakien ja sopimusten velvoittamina asiakirjojen määrää on vaikea rajoittaa, mutta niiden asiallisuuteen ja järkevään säilyttämiseen yrityksellä on mahdollisuus puuttua. 

Asiakirjoja syntyy jo ennen kuin yritys on aloittanut varsinaisen toimintansa. Syntyy asiakirjasalkku, asiakirjamappi, asiakirjahylly, asiakirjahyllystö ja lopulta asiakirja-arkisto. Kuinka monta asiakirjaa yrityksen elinkaarten aikana syntyy, sitä ei taida tietää kukaan. Sähköisiin asiakirjoihin siirtyminen tietenkin helpottaa niin säilyttämistä kuin järjestyksenkin pitoa, mutta toistaiseksi paperisia asiakirjoja syntyy edelleen runsaasti, koska sähköinen allekirjoittaminen ei vielä ole kaikilla käytössä.

Periaatteessa vain tärkeät, hyödylliset ja lain säilyttämistä edellyttävät asiakirjat taltioidaan. Monissa pk-yrityksissä, joissa ei ole arkistointin erikoistunutta henkilöstöä, asiakirjapinot tahtovat kuitenkin kasvaa hallitsemattomasti. Sähköisessä muodossa hallinta ja säilytyskin on helpompaa ja kustannuksetkin lähes olemattomat, mutta kannattaako silti kaikkea säilyttää.

Ei kannata. Johtoajatuksen olisi edelleen oltava, että vain hyödyllinen, tarpeellinen ja lain edellyttämä tieto säilytetään. Mitään materiaalia ei kuitenkaan kannata syöttää silppuriin tai lähettää bittiavaruuteen asiaa tarkemmin pohtimatta. Se voi joskus olla kohtalokasta varsinkin kirjanpitomateriaalin kohdalla.

Alusta alkaen

Ensin tulee idea, sitten suunnitelmat, ja siitä alkaa asiakirjojen tuottaminen. Pidetään palavereja, päätetään yhtiömuodosta, tehdään osakassopimukset, neuvotellaan pankin kanssa, käydään toimipaikkaneuvottelut, valitaan kirjanpitotoimisto ja tehdään ehkä jo vuokra- tai urakkasopimus. Lopullisen leiman papereihin iskee kaupparekisteri. Perustamisasiakirjat kulkevat sen kautta.

Perustamisruljanssissa syntyy asiakirjoja lisäksi ainakin asioinnissa eri lupaviranomaisten ja vakuutusyhtiön kanssa. Yrittäjän on otettava vähintään eläkevakuutus (YEL).

Suomen lainsäädäntö pyrkii mahdollisimman pitkälti siihen, että asiakirjat tehtäisiin sähköisesti. Myös osakeyhtiön tai toiminimen perustamisilmoituksen voi tehdä verkossa, mutta myös paperilomakkeella. Hallinnon edellyttämät lomakkeet on saatavissa sähköisessä muodossa.

Sähköinen tallentaminen ja allekirjoitus

Lainsäädäntö asettaa tiettyjä vaatimuksia tietyille asiakirjoille, esimerkiksi tilinpäätösasiakirjoille, ja niiden käsittelylle. Näin pyritään muun muassa ehkäisemään ongelmatilanteet, helpottamaan valvontaa ja kohdentamaan vastuu selvemmin.

Asiakirjan todistusvoiman ja oikeustoimikelpoisuuden vahvistaa allekirjoitus, leima tai muu varmennus. Tietyt asiakirjat on pystyttävä todistamaan alkuperäisiksi. Tästä syystä yleinen käsitys on, että käsin allekirjoitetun asiakirjan todistusvoima on vahvempi kuin digitaalisesti allekirjoitetun. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa. Sähköinen allekirjoitus ja digitaalinen asiakirja on jopa vahvempi ja varmempi kuin usein hyvinkin sutaisten tehty nimituherrus.

Hyvät ja selkeät asiakirjat ovat kaikkien osapuolten etu. Hyvän asiakirjapohjien valikoiman pk-yrityksille tarjoaa Pro Asiakirjat -palvelu. Kokonaisuus myös osoittaa konkreettisesti kuinka paljon ja millaisia asiakirjapohjia yritys tarvitsee.

Yhtä järkevää kuin siirtyä käyttämän sähköistä arkistointia on siirtyä asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen. Sähköisesti voidaan allekirjoittaa periaatteessa kaikki asiakirjat. ”Silmästä silmään” tapaamisen yhteydessä esimerkiksi vuokra- ja työsopimukset on kuitenkin turvallisinta allekirjoittaa kummankin osapuolen ollessa paikalla.

Valmis pohja auttaa ja nopeuttaa

Kuten todettu, yritys aloittaa toimintansa laatimalla asiakirjoja, ja niin se myös jatkaa toimintaansa, halusipa sitten tai ei. Asiakirjojen tekemistä ei voi välttää. Niiden tekemistä vaativat viranomaiset ja eri yhteistyökumppanit lakien ja sovittujen käytäntöjen perusteella. On laadittava muun muassa liiketoimintasuunnitelma, rahoitushakemus, työsopimukset, työturvallisuutta, työterveydenhuoltoa ja erilaisia erikoistehtäviä koskevia sopimus-, lupa- ja jälkiselvitysasiakirjoja.

Usein käy niin, että asiakirjan laatimisen tarve tulee yllättäen, eikä siihen olla etukäteen varauduttu. Kysellään miten ja kuka laatii asiakirjan, ja onko meillä esimerkkiä minkä mukaan toimitaan. Suurissa yrityksissä tällaisia ei yleensä tarvitse kysellä, mutta pk-yrityksissä ne ovat aika arkipäiväisiä.

Yrityksellä on yleensä jokseenkin hyvin toimivat laskutusohjelma ja asiakasrekisteri, mutta muiden hallintoon liittyvien asiakirjojen hallinta voi olla levällään kuten ne kuuluisat Jokisen eväät. On pulaa valmiista hyvistä asiakirjapohjista juuri silloin kun niitä kipeästi tarvitaan.

Huonot asiakirjat antavat yrityksestä huonon kuvan ulospäin, hyvät toimivat puolestaan päinvastoin. Ne voivat osoittautua merkittäväksi kilpailuedun tekijäksi ja suureksi luottamuksen herättäjäksi.

Päämiehet, asiakkaat, viranomaiset, tilaajat, auditoijat ym. yrityksen ulkopuoliset tahot tekevät huomioita yrityksestä ja arvioivat sen sopivuutta yhteistyökumppaniksi muun muassa tuotettujen asiakirjojen perusteella. Kun asiakirjalle on olemassa valmis selkeä ja asianmukainen pohja, on lopputulos varmemmalla pohjalla.

Neuvot voivat maksaa maltaita

Apua asiakirjojen laatimiseen on saatavissa. Pienelle organisaatiolle ensimmäinen auttaja voi olla kirjanpitäjä tai pieni kirjanpitotoimisto. Jos sen apu ei riitä, on käännyttävä tilintarkastajan, konsultin tai juristin puoleen. Näiden laskutus pienestäkin avusta voi yllättää, se voi maksaa niin sanotusti maltaita. Huonosti laaditut asiakirjat taas voivat koitua kohtalokkaiksi hyvällekin yritykselle. 

Hyvät neuvot voivat tietenkin olla hintansa väärti, mutta ihan kaikesta ei kannata maksaa, jos asia hoituu ominkin voimin. Hyvät valmiit asiakirjapohjat tarjoavat tähän oivan ”kolmannen tien”. Ne ja hyvä järjestelmä voivat turvata myös sen, että tietosuojan ja -turvan vaatimukset täyttyvät.

Hyvän dokumenttihallinnan merkitys korostuu esimerkiksi lisärahoituksen tai omistajapohjan laajennusaikeissa tai uuden omistajan etsinnässä myyntitilanteessa.

Miten ja kauanko säilytetään?

Mikään laki ei suoranaisesti anna yksityiskohtaisia ohjeita millä tavalla yrityksen on arkistoiva asiakirjamateriaalinsa. Järkevää on pitää se kuitenkin tallessa niin, että tarvittavat asiakirjat löytyvät vahingoittumattomina helposti yhdestä paikasta ja ovat helposti tulostettavassa muodossa. Se on tärkeää jo pelkästään yrityksen omien tarpeiden vuoksi. Aineiston voi säilyttää paperisena, sähköisenä tai näiden yhdistelmänä. 

Asiakirjojen säilytysajasta laissa on tarkkoja määräyksiä. Nämä kannattaa aika ajoin tarkistaa, ja viimeistään siinä vaiheessa, kun paperisina säilytettävien asiakirjojen hyllyt pursuavat yli laitojen. Näin tapahtuu helposti varsinkin kirjanpitomateriaalien kanssa.

Pääsääntöisesti yrityksen kirjanpitoa on säilytettävä aineistolajista riippuen 6-10 vuotta. Kuusi vuotta säilytettävien aineistojen kohdalla aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Jos tilikausi päättyy esimerkiksi 30.4. 2021, niin kuusi vuotta säilytettäväksi määrättyä aineistoa on säilytettävä vuoden 2027 loppuun saakka. Kymmenen vuotta säilytettäväksi määrätyn aineiston elinkaaren aika sen sijaan lasketaan tilikauden päättymspäivästä.

Asiakirjat ja dokumenttienhallintajärjestelmä

Katso video yrityksen asiakirjoista ja dokumenttienhallintajärjestelmästä alta tai lataa kalvosarja pdf-muodossa.

Hyvä pk-yritys ja yrityskaupat

Katso video yrityksen asiakirjoista ja dokumenttienhallintajärjestelmästä alta tai lataa kalvosarja pdf-muodossa.

Pro Asiakirjojen logo

Dokumenttien hallintajärjestelmä pk-yrityksille

Pyydä henkilökohtainen esittely - ei velvoita mihinkään!

Lisenssityyppi 1–9 henkilöä 10–29 henkilöä 30–49 henkilöä 50–99 henkilöä
Perus 99 € / vuosi (1–9 henkilöä) 199 € / vuosi (10–29 henkilöä) 399 € / vuosi (30–49 henkilöä) 599 € / vuosi (50–99 henkilöä)
Laaja 199 € / vuosi (1–9 henkilöä) 399 € / vuosi (10–29 henkilöä) 599 € / vuosi (30–49 henkilöä) 999 € / vuosi (50–99 henkilöä)

Pyydä esittely

Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja niihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero 24%.

Yli sadan hengen lisenssikokonaisuudet sopimuksen mukaan.

Pro Asiakirjat -palvelun ominaisuudet

Pro Asiakirjat -palvelu on pk-yrityksille kehitetty dokumenttien hallintajärjestelmä, jonka valmiiden sähköisten asiakirjamallien ja -pohjien avulla on helppo hallinnoida oman yrityksen tärkeimpiä perusdokumentteja. Pienemmässä organisaatiossa yksittäiset asiakirjat ovat yleensä vuosien varrelta joko paperitulosteena mapissa tai tiedostona eri tietokoneilla tai verkkolevyillä. Tällaisen dokumentaation hallinnointi on pitemmässä juoksussa hankalaa ja tuskastuttavaa, jopa mahdotonta.

Kenelle tarkoitettu:

  • yksinyrittäjille ja kaikille pk-yrityksille toimialasta riippumatta
  • soveltuu suurelta osin myös yhdistyksille
  • omaa toimintaa järjestelmällisemmäksi kehittäville
  • helppo tapa tuottaa hyvää materiaalia laadunhallinta- tai toimintajärjestelmään
  • valmista dokumentaatiota rahoittajille (pankki, uusi osakas tai pääomasijoittaja)
  • myyjälle hyvät materiaalit yrityksen myyntiä suunniteltaessa
  • ostajalle kustannustehokas työkalu yrityksen ostoon ja selvitystyöhön

Mitä hyötyä palvelusta on:

  • kustannustehokas pk-organisaation dokumenttienhallintajärjestelmä
  • palvelussa on käyttäjätunnusten ja -oikeuksien hallintatyökalut
  • kustannustehokas ratkaisu ns. Data Room -tarpeeseen
  • kaikki dokumentit ovat aina yhdessä paikassa
  • palvelimelle voidaan ladata myös vanhat asiakirjat PDF-muodossa
  • helppo löytää viimeisin versio (myös vanhat tallessa, jos halutaan)
  • päämies / tilaaja vakuuttuu hyvästä määrämuotoisesta dokumentaatiosta
  • valmista materiaalia yritysjärjestelyjä tai lisärahoitusta ajatellen
  • automaattiset varmuuskopiot
  • liitettävissä muihin Pro-palveluihin
  • mukana koulutusrekisteri ja sähköinen allekirjoitus

Perusversion ensimmäisen vaiheen ominaisuudet:

  • Muistio
  • Tiedote
  • Curriculum vitae / CV
  • Organisaation vuosikello
  • Hallituksen jäsenen suostumus
  • Kutsu hallituksen kokoukseen
  • Hallituksen kokouksen pöytäkirja
  • Suostumus luottamustoimeen
  • Yhtiökokouskutsu
  • Yhtiökokousvaltakirja
  • Yhtiökokouksen pöytäkirja
  • Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja
  • Kommandiittiyhtiön yhtiömiesten kokous
  • Osakasluettelo
  • Osakeyhtiön yhtiöjärjestys (lyhyt)
  • Osakeyhtiön yhtiöjärjestys (pitkä)
  • Työntekijän vaitiolo-/salassapitosopimus
  • Työsopimus
  • Työtodistus
  • Suullinen huomautus
  • Varoitus
  • Työntekijän irtisanominen
  • Lomautusilmoitus
  • Lomautustodistus
  • Ilmoitus lomautuksen päättymisestä
  • Kutsu työntekijän kuulemistilaisuuteen
  • Muistio työntekijän kuulemistilaisuudesta
  • Tarjouspyyntö
  • Tarjous
  • Tilaus 
  • Tilausvahvistus
  • Kuitti
  • Lasku
  • Maksumuistutus
  • Maksukehotus
  • Reklamaatio (laskusta)
  • Reklamaatio (tavaran tai palvelun virheestä)
  • Reklamaatio (virheellisestä perinnästä)
  • Kauppakirja
  • Kauppakirja - Irtain omaisuus
  • Kauppakirja - Ajoneuvo
  • Liikehuoneiston vuokrasopimus
  • Asuinhuoneiston vuokrasopimus
  • Autopaikan vuokrasopimus
  • Varaston vuokrasopimus
  • Vuokrasopimuksen irtisanominen
  • Edunvalvontavaltuutus
  • Testamentti
  • Velkakirja
  • Valtakirja
  • Tyhjä sopimuspohja (henkilöt / yritykset)
  • Sähköisen allekirjoittamisen hyväksyminen (liittyy palvelun mukana tulevaan sähköiseen allekirjoitukseen: www.digitaalinenallekirjoitus.fi )

Laajan version ominaisuudet:

  • Yrityksen strategia
  • Osakassopimus I
  • Osakassopimus II
  • Liiketoimintasuunnitelma 
  • Projektisuunnitelma
  • Due diligence I
  • Due diligence II
  • Työohje
  • Toimintaohje
  • Salassapitosopimus
  • Corporate Governance
  • Matkalasku
  • Kululasku

Tutustu muihin pilvipalveluihimme täällä!

Palvelua toteuttamassa